Management degli Eventi Sportivi: il caso “The Color Run”

Tesi di Laurea di Giulia Bellato

Titolo "Management degli Eventi Sportivi:  il caso “The Color Run"

Anno accademico: 2015/16

CAPITOLO 1 - IL MANAGEMENT DEGLI EVENTI SPORTIVI (un estratto) 

Lo Sport Event Management

Per definire “organizzare un evento”, si può usare la metafora del realizzare un puzzle: tanti pezzi da comporre e unire per poi ottenere un risultato finale spettacolare.

Con Sport Event Management, si intende il processo di pianificazione, organizzazione e produzione di un evento sportivo, nonché il processo di lavoro, e modello di struttura che R.D. Archibald (2004) definisce come: «gestione sistemica di un’attività complessa, unica, con un inizio e una fine predeterminate, che viene svolta con risorse organizzate, mediante un processo continuo di pianificazione e controllo per raggiungere degli obiettivi predefiniti, rispettando vincoli interdipendenti di costo, tempo e qualità». Sono comprese tutte quelle attività di valutazione, acquisizione, direzione, controllo e analisi delle tempistiche e delle disponibilità di tutte le risorse che sono necessarie alla realizzazione dell’evento, e quindi al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Malik (2011) identifica cinque compiti fondamentali del management: occuparsi degli obiettivi, organizzare, decidere, controllare formare e far crescere le persone.

Con la nascita di nuove terminologie legate al mondo della gestione degli eventi, l’APEX Industry Glossary definisce l’Event Organizer come “persona che ha il compito di sovrintendere ed organizzare le attività specifiche di un evento”.

Diventa fondamentale, quindi, l’applicazione del Project Management, ossia conoscenze, tecniche e pratiche che permettono di gestire progetti complessi, come può essere la realizzazione di un evento sportivo.

Le fasi di un evento sportivo

Ancora prima di analizzare un evento sportivo, è da precisare che vista la sua unicità e particolarità, non esiste né tanto meno è adottabile una procedura standard per organizzarlo.

Si possono però, identificare sostanzialmente tre momenti cruciali per la realizzazione di un evento sportivo, con al loro interno delle fasi essenziali. Si può parlare quindi di ciclo di vita di un evento sportivo, facendo riferimento al tempo che intercorre tra il punto di partenza e il punto di arrivo del progetto. Come per i prodotti immessi sul mercato, anche gli eventi seguono delle fasi fondamentali per la loro buona riuscita.

In tutte queste fasi gli organizzatori, gli sponsor e la pubblica amministrazione vengono coinvolti, studiano e creano programmi adeguati per raggiungere gli obiettivi finali. Nella complessità del mondo degli eventi sportivi, spicca però un elemento fondamentale che permette di contraddistinguere gli eventi l’uno dall’altro: la vision. Questa è considerata anche come schema che l’organizzazione seguirà per la realizzazione dell’evento sportivo. La vision è anche un ottimo strumento per monitorare i progressi effettuati, utilizzata quindi per il controllo nella fase di realizzazione dell’evento.

L’event manager dovrà, quindi aver ben chiari la vision, la mission e gli obiettivi dell’evento che dovrà raggiungere, prima della realizzazione stessa.

Ancora prima delle fasi di ideazione e pianificazione, occorre fare un’attenta analisi di cosa il mercato offre, quali sono le possibilità, cosa fanno i concorrenti; ma anche definire il tipo di evento e la sua portata, l’oggetto e gli obiettivi dello stesso, le risorse, l’ipotetica data, il relativo target al quale si rivolge, il suo posizionamento, i messaggi da trasferire e il budget da destinare per tutte le attività. Quanto più saranno definiti precisamente gli obiettivi, tanto sarà più facile monitorare a fine evento il raggiungimento di questi.

Nelle fasi di ideazione e poi pianificazione si costruisce attivamente il progetto dell’evento. Inizialmente si definiscono delle linee guida che saranno poi seguite nella successiva fase di realizzazione. Si determinano le scadenze, si definiscono le risorse, viene definita la location e come questa verrà allestita, eventuale catering, e media. Si ricercano gli sponsor o i partner che sosterranno l’organizzazione durante tutto l’evento, si pianificano tutte le attività di marketing e di promozione dell’evento, includendo l’attività di comunicazione e promozione sul web. Nella fase di pianificazione vengono utilizzati strumenti del project management come il diagramma di Gantt (per pianificare i tempi), la WBS (Work Breakdown Structure, per pianificare le attività operative ed organizzative) o il PERT (Project Evaluation and Review Technique, per individuare le relazioni tra le diverse attività operative).

La fase di attuazione è la fase più dinamica, prevede lo svolgimento, l’esecuzione stessa dell’evento sportivo. Più le attività delle fasi precedenti sono state pianificate accuratamente, più lo svolgimento sarà automatico. Durante l’evento ogni membro dello staff avrà un’area da supervisionare, ovviamente più la definizione dei compiti è stata chiara, maggiormente lo staff sarà motivato a portare a termine i propri compiti. In genere la conclusione dell’evento

è cruciale, in quanto si può vedere dalle espressioni dei partecipanti la contentezza o il disappunto di aver partecipato, si ha un feedback istantaneo e allo stesso tempo indiretto (perché magari non voluto dai partecipanti). Con la fine dell’evento sportivo cala il sipario, si chiudono le quinte, si procederà con un’analisi di quanto avvenuto.

L’ultima fase che circonda un evento è quella dell’analisi del risultato. Si è concluso soltanto l’evento, il lavoro dello staff prosegue per capire, controllare quanto avvenuto, e per poi poter, eventualmente, migliorare nei futuri eventi sportivi. Vengono raccolti dei feedback e viene fatto un resoconto delle attività,

delle azioni e delle decisioni.

Riassumendo, le tappe di lavoro identificabili per organizzare un evento sportivo sono:

• identificare l’event idea;

• determinare le milestones del progetto;

• pianificare le attività (quindi tempi, risorse e

azioni necessarie);

• reperire le risorse (definendo un piano finanziario);

• valutare le performance (ex ante, in itinere, ex post).

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Giulia Bellato
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